31 gennaio 2018

7 consigli per pianificare la tua giornata

31 gennaio 2018


7 consigli per pianificare la tua giornata


Quante volte ti è capitato di dire o anche solo pensare "cosa diavolo ho fatto oggi?", "non ho mai abbastanza tempo per fare questa cosa!" o ancora "il tempo passa talmente in fretta che non riesco a concludere mai nulla".
Se hai risposto sì anche ad una sola di queste domande prosegui nella lettura, ti darò 7 consigli per pianificare la tua giornata in modo da gestire al meglio le tue attività ed arrivare a sera soddisfatta per ciò che hai fatto.

Il tempo è un bene prezioso: tutti abbiamo 24 ore al giorno, 168 ore alla settimana e 86.400 secondi al giorno. Forse pensi di avere un sacco di tempo o di non averne a sufficienza, ma quello di cui devi tenere sempre conto è dell'effettivo tempo che hai a disposizione. Il problema non è tanto la mancanza di tempo ma il corretto utilizzo che facciamo del nostro tempo.
Ecco 7 consigli per organizzare le tue giornate.

1. Scrivi il tuo piano d'azione ogni giorno

Letto così sembra molto difficile. In realtà prendersi del tempo, anche poco, ogni giorno prima di iniziare la giornata farà in modo di non perderne e ottimizzare al massimo quello a disposizione.
Usa lo strumento che ti piace di più, digitale o cartaceo, e stabilisci ogni giorno le attività giornaliere da fare. Non sceglierne troppe, da 3 a 5 sono il numero ideale, ma puoi allungare la lista tenendo ben presente che potrai spostare le cose non fatte ad un altro giorno.
Tieni il tuo piano sempre sotto mano in modo da controllare lo stato delle attività. E' importante scrivere ogni giorno la lista di cose da fare poichè non sai bene come andrà la giornata, puoi pianificare sì, ma devi tenere conto dei soliti imprevisti. Ogni giorno sarai quindi in grado di far fronte agli intoppi e modificare il tuo piano di azione senza grosse difficoltà. Se le tue giornate avessero 48 ore quasi sicuramente avresti altre mille cose da fare e il problema non sarebbe risolto.

2. Pianifica sempre alla stessa ora

Fare un qualsiasi gesto alla stessa ora crea un'abitudine (pensa solo ai bambini piccoli e alla routine della sera o al lavarsi i denti subito dopo i pasti). Acquisire un'abitudine è un po' difficile all'inizio ma se ne trovi beneficio poi entrerà a far parte della tua quotidianità. Alla sera o al mattino prenditi del tempo per compilare la tua lista di attività.
Io, per esempio, prima di addormentarmi faccio un riepilogo della mia giornata appena trascorsa, così, a memoria, e sulla base di quello poi pianifico le cose da fare per il giorno dopo. Spesso le scrivo, invece altre volte lo faccio a mente. La mattina faccio un piccolo ripasso delle cose da fare e me le appunto sul mio planning o sulla mia agenda. Diciamo che questo per me è anche un esercizio di memoria!
Non fissarti troppo sulle abitudini, queste possono cambiare in base a diversi fattori anche indipendenti da te, cerca di essere flessibile ai cambiamenti e agli imprevisti.

3. Definisci 3 attività specifiche da fare e stabilisci le priorità

Nel tuo calendario giornaliero scrivi 3 attività su cui lavorare: queste attività saranno quelle che ti permetteranno di raggiungere gli obiettivi mensili e annuali. Realizzando prima le attività più importanti, quelle che definirai prioritarie, sarai libera poi di lavorare su tutte quelle cose che hai lasciato da parte, smaltire i lavori in sospeso o dedicare un momento alla lettura o ad una passeggiata rigenerante. 
Il multitasking non va bene! Concentrati sulle attività che hai segnato e cerca di portarle a termine una alla volta per ottimizzare il tempo che hai a disposizione. Solamente dopo potrai essere libera di fare tutto il resto. Come si dice: prima il dovere poi il piacere! ^-^

4. Svolgi le attività rapide solo se ci impieghi meno di 5 minuti

So benissimo che ogni giorno ci sono quelle attività spicce che tu vuoi togliere subito di torno. Bene! Falle solo se pensi di impiagarci meno di 5 minuti, altrimenti posticipale o segnale in agenda per farle in un momento migliore. Questo farà in modo di non dover più riprendere in mano il compito più avanti e perdere ulteriore tempo.
Puoi anche pensare di delegare l'attività e farla fare a qualcun altro in grado di svolgerla. Se si tratta di un compito importante dovrai solo controllare che sia stata eseguita, altrimenti non te ne preoccupare più.

5. Tenere un'agenda separata per lavoro e famiglia

Avere due agende, una per gli impegni familiari e una per le attività legate al lavoro, può essere molto impegnativo oltre che di difficile gestione. Ognuna ha le sue buone ragioni per gestire separatamente gli impegni famiglia/lavoro ma considera che la tua giornata è una sola e le ore che hai a disposizione le suddividi già tra famiglia e lavoro. Se devi portare tuo figlio dal medico di sicuro segni in agenda "ore 10.30 appuntamento medico" calcolando una determinata durata dell'evento (mettiamo circa 1 ora). Indubbiamente devi togliere quell'ora di impegno famigliare dalla tua giornata di lavoro mettendo in conto eventuale tempo per il viaggio e il ritardo che può avere il medico (sappiamo che quasi mai sono puntuali!).
Il mio consiglio è quello di tenere un'agenda sola per tutti i tuoi impegni legati alla famiglia  e al lavoro. Un'ottima agenda per gestire entrambe le aree è questa.

6. Stabilisci un tempo per ogni attività

Per tutte le attività che hai elencato nel tuo piano giornaliero stabilisci il tempo stimato di massima per svolgere quel compito. Questo ti permetterà prima di tutto di verificare quanto tempo ogni attività occupa nella tua giornata, o meglio il tuo tempo a disposizione. Seconda cosa avrai definito una durata temporale per svolgere quella determinata azione in cui dovrai dare il massimo per rispettare la scadenza che ti sei data.

7. Gli strumenti utili per la pianificazione

Qui sotto ti riporto alcuni strumenti, digitali e non, che sono un valido aiuto o supporto alla tua pianificazione. Scegli tu quello più adatto a te!


  • un' app to-do che ti ricordi simpaticamente tutti i tuoi impegni
  • una to do list per aiutarti a gestire l'elenco infinito di cose da fare
  • il calendario di Google per avere tutto sincronizzato
  • un taccuino organizzare e condividere note e liste ovunque tu sia

Tu che strumenti usi per gestire le tue attività quotidiane? Riesci a rispettare i tuoi programmi o rimandi giorno dopo giorno le cose da fare?




2 commenti:

  1. Grazie per questi 7 consigli. Il punto 3 lo trovo molto costruttivo cercherò di metterlo in pratica. Uso un'agenda cartacea unica in cui ho pianificato fino a tre mesi, poi ogni settimana cerco di riportare per quel dato giorno ciò che dovrei fare, ma ormai è qualche giorno che rinvio continuamente le cose giornaliere, riesco a fare solo l'urgente. Devo darmi maggiore priorità alle cose effettivamente da fare e non solo le urgenze.

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    1. Ciao Marta. Sono felice di aver proposto dei consigli applicabili. Se pianifichi a trimestri sei già molto brava. TI capisco, anche io ho dovuto rinviare degli impegni per ben due settimane. L'importante poi è ricollocarle in un momento in cui puoi effettivamente svolgerle e impegnarsi per farlo. Tutti abbiamo un po' di difficoltà nello svolgere le cose importanti rispetto a quelle urgenti. Con un po' di allenamento possiamo imparare, poi ci verrà automatico. ^-^

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