29 aprile 2020

5 tecniche di gestione del tempo

29 aprile 2020



La gestione del tempo è una di quelle cose che interessano molto le freelence ma in modo particolare le mamme lavoratrici per districarsi tra la moltitudine di impegni da sbrigare, per sè e per gli altri.

Siamo alla ricerca di più tempo ma abbiamo tutti sempre le stesse ore e gli stessi minuti a disposizione (tranne per gli anni bisestili!).

Diciamo che non è possibile gestire il tempo. Il tempo scorre come vuole, gli imprevisti ci aspettano sempre dietro l'angolo e le giornate volano via sempre veloci che ci sembra di non aver combinato nulla. Quello che dobbiamo cercare di fare è usare bene il nostro tempo per migliorare la nostra produttività e la nostra soddisfazione personale. Dobbiamo essere in grado di dare il giusto valore al nostro tempo, favorendo le cose importanti e tralasciando ciò che ci appesantisce e non ci serve per evolvere nella vita come nel lavoro.

Come dico sempre non esiste un solo sistema efficace, nè tanto meno il metodo perfetto. Ognuna di noi deve trovare il proprio modo di gestire il tempo ed organizzare le attività in base alla realtà in cui vive, in funzione del lavoro che svolge, e non meno importante facendo i conti con le proprie energie e la consapevolezza interiore del valore che diamo al nostro tempo.

In giro per il Web ci sono moltissime tecniche per poter essere più efficaci e produttive. Io ho selezionato quelle che hanno funzionato per me o che uso in un mix tra le varie soluzioni proposte, proprio per adattarsi meglio alla fase in cui sono adesso (ti confido che la Tecnica del Pomodoro per esempio non fa per me!).

5 tecniche per la gestione del tempo


Tecnica del pomodoro

Una delle tecniche più conosciute, semplice ed efficace. Sviluppata da Francesco Cirillo questa tecnica permette di ottimizzare la gestione del tempo aumentando la capacità di concentrazione.

La Tecnica del Pomodoro aiuta a concentrasi e mantenere il focus su quello che si sta facendo scandendone il tempo in diverse sessioni.

Come funziona:
  • Scegli un’attività da svolgere.
  • Imposta il pomodoro su 25 minuti di tempo
  • Lavora sull’attività scelta finché il pomodoro non suona e poi fai un segno su un foglio di carta
  • Fai una breve pausa (bastano anche 5 minuti)
  • Ogni 4 pomodori, concediti una pausa più lunga (ad esempio un quarto d'ora)


Fa per te se: ti distrai con molta facilità, non riesci a rispettare i tempi, hai difficoltà concentrarti su una sola attività e cedi spesso al multitasking.



Timeboxing


Il metodo del Timeboxing nasce nell'ambito di sviluppo dei software per snellisre il processo di lavoro dedicato ad ogni operazione , definendo degli slot di tempo entro i quali compiere le attività.
In pratica è come creare un flusso di lavoro creando dei blocchi di lavoro durante la giornata  e ci consente di dedicare un certo lasso di tempo ad una determinata attività in una fascia temporale bene definita. Aiuta a mantenere la concentrazione e permette di rimanere focalizzati sul compito per un periodo di tempo stabilito.
Se sappiamo di avere una mezzora al giorno per fare una cosa cercheremo di concentrarci per sfruttare al massimo il tempo a nostra disposizione, senza perdite di tempo ed energie preziose.
Il Timeboxing viene utilizzato in genere per la realizzazione di compiti o progetti più complessi, mentre per la vita di tutti i giorni può essere applicata la Tecnica del Pomodoro.


Come funziona:

  • Scegli il tuo compito (task )
  • Definisci il tempo di svolgimento del tuo compito (task) . Puoi iniziare anche con15/20 minuti di tempo
  • Imposta un timer sul tuo smartphone, computer o tramite un'app
  • Procedi con il lavoro fino al termine del tempo e cerca di concentrarti e non farti distrarre da email, dal telefono o da altri stimoli esterni
  • Una volta terminato il tempo, analizza la situazione. Devi allungare o restringere il tempo? Devi integrare qualche attività o strumento per portarlo a termine?
  • Non iniziare subito con un’altra timebox, ma dedica questo intervallo ad un’altra attività e riprendi il lavoro nella timebox successiva che hai pianificato


Fa per te se: ti riduci all'ultimo a fare le cose e ti sale l'ansia per la moltitudine di compiti da sbrigare, hai paura di tralasciare attività importanti, sei dispersiva e procrastinatrice, accumuli diverse attività che ti portano ansia e stress.


La tecnica MoSCoW


MoSCoW è l'acronimo di  Must Should Could Want , ovvero Devo, Dovrei, Potrei, Voglio ed è un metodo che aiuta a definire l’ordine di priorità delle attività da svolgere.

Il metodo MoSCoW utilizza quattro categorie di definizione delle priorità:

M = Must have (Deve) costituisce un requisito indispensabile per il raggiungimento di un dato obiettivo
S = Should have (Dovrebbe) è un aspetto altamente prioritario, che dovrebbe essere incluso nel lavoro svolto
C = Could have (Potrebbe) è un requisito auspicabile ma non indispensabile. Se tempo e risorse lo consentono, bene, in caso contrario non ti ci accanire
W = Won’t have (Non Sarà) è ciò che per il momento può essere accantonato ed eventualmente ripreso in futuro, ma allo stato attuale non rientra nelle priorità del progetto a cui stai lavorando.

La tecnica MoSCoW  stabilisce cosa è indispensabile, auspicabile, facoltativo o trascurabile in base ai requisiti MUS(t), ovvero quelli che costituiscono il Minimun Usable Subset, in grado di garantire lo svolgimento del lavoro entro la data di consegna prevista e le condizioni necessarie alla sua validità (sicurezza, legalità, valore) secondo l’obiettivo che si intende raggiungere.


Fa per te se: non riesci a definire l'ordine delle priorità in base all'urgenza dei progetti, non distingui bene tra le attività che devi, puoi o vuoi fare.



La matrice di Eisenhower


La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. 
Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi. Imparare a gestirle con la consapevolezza della nostra scala di valori è quindi fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.



Come funziona:

La matrice suddivide le attività in 4 categorie:

Quadrante 1 attività importanti, ma non urgenti. Sono attività che pianifichi (preparare un progetto, predisporre un preventivo, lavori a lungo termine, formazione, visite)
Quadrante 2attività importanti e urgenti. Sono le attività da fare e che non sono delegabili (pianificare, lavorare, produrre, revisionare, controllare, scrivere, ecc) .
Quadrante 3 –  attività non urgenti e non importanti. Sono le attività superflue che ti fanno perdere tempo (es. i social, la telefonata all'amica, la puntata del telefilm preferito)
Quadrante 4 attività non importanti, ma urgenti. Sono le interruzioni  alle tue attività o quelle azioni che dipendono da altri o da fattori esterni (telefonate, mail, richieste degli altri, mansioni che non ti competono)

Fa per te se: hai difficoltà ad individuare le priorità e fai fatica a distinguere bene le attività urgenti da quelle importati.



Il sistema Gettin Think Done


Il metodo Getting Things Done (GTD), sviluppato da David Allen e autore del libro Detto Fatto , è uno dei metodi di produttività più conosciuti e utilizzati al mondo.

Il metodo permette di organizzare obiettivi, attività ma anche semplici commissioni inserendo tutte queste idee all’interno di un sistema organizzato, trasformandole in piccole attività che possono essere affrontate una alla volta in modo pressoché immediato.


Come funziona:

Il sistema GTD si compone di cinque principi che consentiranno di sgombrare la mente eliminando l’incombenza di ricordare le cose da fare, e lasciandola libera di concentrarsi sulla loro esecuzione, rimuovendo tutti gli input inutili.


  • Capture (Raccogliere) 
Inizia a raccogliere tutte le cose che devi fare, registrandole in ordine sparso e iniziando a creare il tuo elenco di getto, scrivendo tutte le cose che ti preoccupano, ti stressano o che sai di dovere fare. In questa fase non stai realizzando un elenco di priorità, ma stai semplicemente liberando la tua mente.
Puoi scriverle su foglietti , usare una lavagna, un’agenda, il Bullet Journal, utilizzare Calendar o Evernote o registrare una nota vocale.

  • Clarify (Precisare)

Trasforma le idee che hai raccolto in azioni concrete. Un buon sistema è quello che spezzettare il progetto in tanti piccolo sottoprogetti o azioni meno impegnative e facilmente realizzabili.

  • Organize (Organizzare)

Definisci le priorità delle azioni che dovrai svolgere, assegnando le date di scadenza, inserendole in categorie e progetti. Individua anche le attività che possono essere raggruppate e svolte insieme, e quelle che possono essere delegate ad altri o rimandate. In casi come questi, dovrai definire chi fa che cosa e le relative scadenze temporali.

  • Reflect (Verificare)

Controlla e monitora i progressi dei tuoi progetti e delle tue azioni. Fai un check almeno una volta alla settimana facendo un resoconto di quello che è stato fatto, quello che manca da fare, ciò che è deve essere eliminato o integrato.

  • Engage (Fare)

Dopo aver analizzato ed organizzato è il momento di passare all'azione e fare le cose. Ti trovi nella condizione giusta per iniziare un’attività? Hai abbastanza tempo per iniziarla e terminarla? La tua mente è fresca e puoi affrontare anche compiti impegnativi? Delle attività da fare quali sono quelle che ti daranno maggiori benefici e vantaggi terminandole in questo momento?

Fa per te se: se ti senti sopraffatta da un numero eccessivo di attività e cose da fare e devi organizzare il tuo lavoro, se hai bisogno di un metodo strutturato per lavorare in maniera più definita e da seguire un passo alla volta




Se vuoi conoscere altri metodi di gestione del tempo o idee su come dare il giusto valore al tuo tempo, puoi iscriverti a Spunti di Tempo , un percorso gratuito che dura un anno interno con uno spunto alla settimana per capire meglio come usare il tempo.



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2 commenti:

  1. Post utilissimo! Devo ammettere che la tecnica MoSCoW non la conoscevo ma è quella che io adotto da sempre 😊
    Vorrei provare invece, perché mi piace come impostazione, il metodo Think Done 😃

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    Risposte
    1. Ciao Simo. Mille Grazie! Spesso di accorgiamo di avere inglobato inconsciamente delle tecniche oppure ne scopriamo di nuove da implementare che magicamente ci consentono di ottenere ottimi risultati. Anche io non le conoscevo e ti dirò che ho fatto un mix tra tutte le tecniche 😆

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