15 aprile 2020

Strumenti utili per organizzare e pianificare l'agenda

15 aprile 2020




In questi anni ho provato un sacco di metodi, analogici e digitali , per gestire i miei impegni personali e lavorativi. Da qualche anno il Bullet Journal mi aiuta ad essere più organizzata e mantenere ordine nelle attività da svolgere. Ma questo non è il solo strumento che uso. Per quanto mi piaccia e adori la carta ci sono degli eventi e dei lavori per i quali ho bisogno di organizzarmi in modo diverso usando anche delle app e fogli xls (la comodità del web!).

Questa è la mia personale selezioni di strumenti. La gestione del tempo è un qualcosa che cambia da persona a persona e non tutti abbiamo lo stesso approccio ai medesimi metodi. La mia gestione del tempo è un mix di strumenti analogici e digitali che mi permettono di avere una certa flessibilità. Non li uso tutti costantemente ma fanno parte dei miei preferiti e conto su di loro quando mi servono, ognuno con a loro specifica funzione.
Qui puoi prendere spunto per ampliare i tuoi o trovarne uno che sia perfetto per te.


Perchè è importante pianificare


Pianificare vale da dire costruire una guida, una mappa da seguire nella realizzazione dei passi necessari per raggiungere un determinato obiettivo nel medio e lungo termine.
Non farlo significa perdere tempo prezioso nelle fasi successive di realizzazione dei tuoi progetti, navigare a vista e andare incontro ad uno stato di ansia e stress per essere in affanno con le tempistiche.


Pianificare bene significa risparmiare tempo, risorse e
 migliorare la qualità dei risultati. 
Più accurata è la fase di pianificazione più breve ed efficace
è la fase di realizzazione.


La pianificazione richiede molto tempo. Sarà proprio il tempo che risparmierete successivamente, quando dovrete porre attenzione alla fase produttiva del vostro lavoro, e vi potrete concentrare su altri aspetti più importanti, anzichè preoccuparvi di tracciare la rotta giusta perchè non sapete bene dove andare.



Pianificare: anticipare invece di rimandare


Per pianificare la vita e il lavoro, e di conseguenza, organizzare i progetti e le attività sui vari strumenti, è prima di tutto necessario partire dall'analisi di tutti gli elementi che caratterizzano e  compongono la vita personale e il business.

E' quindi importante avere una chiara visione di quali sono i nostri obiettivi per strutturare la nostra pianificazione in modo efficace.
Si dice che se il peggior nemico dell'azione è la mancanza di un piano. Possiamo quindi garantire il successo dei nostri progetti facendo un po' di lavoro prima di iniziarli e garantirci un po' di benessere nel dopo.

Fare un programma vuol dire mettere in ordine gli elementi che servono per realizzare le nostre idee.
In una fase preliminare ecco le domande da farsi prima di pianificare:


  • Dove voglio andare?
  • Cosa voglio fare?
  • Quando voglio partire?
  • Qual è il mio budget?


Dopo aver definito e chiarito quale strada vogliamo intraprendere e quali elementi ci servono, possiamo passare a strutturare un piano d'azione molto più efficace che ci consenta di avere una mappa chiara e precisa delle tappe da seguire per raggiungere il nostro traguardo.


Strumenti utili per pianificare e organizzare l'agenda



Planner annuale e mensile


La mia pianificazione parte dal mio planner annuale. Qui è dove vedo tutte le cose che ho pianificato di realizzare durante l'anno. Segno gli eventi importanti, i lanci, il calendario editoriale del blog e dei social, le uscite della newsletter, gli impegni di lavoro che mi occupano giornate o settimane a cui ho deciso di partecipare, le vacanze e i momenti di non lavoro. E se qualcosa cambia durante l'anno? Bè, mica è scritto sulla pietra! Ristampo il mese e rivedo la mia pianificazione per adattarla al momento. E' proprio quello che ho fatto in questi mesi in cui avevo previsto delle novità che ho posticipato a tempi migliori.




agenda cartacea e digitale


Agenda 

Per pianificare l'agenda è d'obbligo! E' una fedele compagna per la gestione delle attività settimanali e giornaliere, per appuntare to-do list da seguire per non dimenticarsi nulla e avere un'ordine preciso di attività da eseguire.
Per pianificare mensile e settimanale utilizzo il Bullet Journal perchè mi consente di avere una struttura più libera e creata in base alle mie necessità che possono cambiare di mese in mese.


La visione settimanale del mio Bullet Journal

Google calendar


Mi capita di usare anche il Google Calendar per gli appuntamenti personali e famigliari per i quali ho bisogno di un reminder per non dimenticarli. Ci sono così tante cose da fare tutti i giorni che a volte capita di essere con la testa immersa nel lavoro e dimenticarsi di dover andare dal dentista o che era il giorno della lezione di danza di tua figlia. Il calendario di Google è gratuito, è semplice e intuitivo e puoi personalizzarlo attribuendo ad ogni ambito un colore diverso. E poi è comodo perchè è sincronizzabile con tutti i dispositivi e puoi consultarlo ovunque oltre che condividerlo con collaboratori e colleghi. Ottimo strumento per gli impegni lavorativi per evitare di sovrapporli e poterli distanziare uno dall'altro senza sovraffollare le giornate.

Una visione settimanale tipo della mia pianificazione con Google Calendar

strumenti per organizzare e gestire il lavoro



Todoist


Questa è un'app che ho utilizzato per un paio di mesi ma poi ho smesso, preferisco scrivere le mie liste e gestirle manualmente. Todoist è un software che permette di scrivere le liste, catalogarle con etichette e tag e organizzare impegni e progetti per priorità. Utile per monitorare i vari progressi del flusso di lavoro e soprattutto se lavori in team con il quale puoi sincronizzare le attività da svolgere.


Google keep


Questa è un'app che adoro e utilizzo quotidianamente. Google Keep è uno strumento di Google che consente di prendere note e appunti veloci, creare liste, segnare promemoria. Sincronizzabile con altri dispositivi. 

Una vista della mia bacheca di Google Keep


Evernote


Evernote è un app molto versatile che permette di prendere appunti e ritagliare pagine web e può contenere diverse tipologie di contenuto, testo, immagini, tabelle, elenchi puntati, link, file allegati e note audio registrate.
La comodità di Evernote è che il tutto si può organizzare e ritrovare grazie ai taccuini, all'interno dei quali ci sono le note. E? come una specie di libreria che permette di catalogare i vari volumi attraverso le tag in base agli argomenti.

Io utilizzo Evernote principalmente per tre cose: prendere appunti durante corsi e riunioni, salvare articoli di ispirazione che trovo in rete grazie all'estensione Web Clipper e scrivere bozze dei blog post.


Una vista della mia bacheca di Evernote

Google Drive


Google Drive è n sistema di archiviazione, invio e gestione dei documenti che permette di risparmiare tempo avendo tutto in un unico posto, facilmente accessibile anche da mobile e sincronizzato anche questo con tutti i dispositivi. Ottimo per i lavori che devono essere condivisi con altre persone: crei un documento unico e puoi fare tutte le revisioni che vuoi tenendone traccia e condividendo in tempo reale le modifiche. Perfetto per inviare file e scaricabili e come archivio per i documenti per poterli trovare con rapidità.



Se vuoi conoscere come funzionano meglio questi strumenti, ti serve un aiuto per integrarli all'interno della tua pianificazione posso aiutarti a farlo in maniera più rapida ed efficace.

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