24 febbraio 2021

10 idee salva tempo per ottimizzare il lavoro

24 febbraio 2021

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Quando hai un business tutto tuo hai molti compiti da seguire e spesso all'inizio sei da sola a fare ogni cosa. Per questo è importante essere efficienti e organizzate per non finire stressate e sopraffate dai mille impegni.

Il tempo non basta mai a nessuno. Sappiamo benissimo che abbiamo a disposizione 168 ore in una settimana e in quel lasso di tempo devono rientrare tutte le nostre attività (comprese le ore di sonno!).

Io non credo che si nasca organizzati. Certo, ci sono persone che hanno una predisposizione naturale per essere ordinati e per gestire bene il loro tempo ma, penso che tutte possano imparare tecniche e strategie per ottimizzare il tempo ed essere più produttive.

Essere produttive, infatti, non vuol dire fare tutto. La produttività è l'unità di misura dell'efficienza. Ciò però non significa che tutto quello che poi realizzi sia effettivamente corretto e giusto. Puoi essere molto produttiva ma aver realizzato dei prodotti o dei compiti mediocri o da rifare.

Per me essere produttiva significa ottenere i risultati prefissati con il minimo dispendio di tempo e risorse possibili.
In questo post condivido con te vari modi, tecniche e suggerimenti che ho sperimentato e dai quali puoi prendere spunto per migliorare la tua gestione del tempo e ottimizzare le tue risorse.



10 idee per ottimizzare il tempo quando non ne hai



#1 programma e pianifica la giornata la sera prima


Quando sai già che cosa devi fare risparmi tempo e può metterti subito al lavoro. Pianificare richiede molto impegno ma, una volta fissati i compiti da svolgere basterà seguire il piano che abbiamo creato.
Io programmo e pianifico le giornate quasi da sempre la sera prima, in questo modo ottimizzo la prima ora del giorno successivo in cui posso già occupare il tempo facendo le cose che mi piacciono di primo mattino e poi seguire la mia lista di cose da fare aggiustandola in base all'andamento della giornata stessa.


#2 crea delle liste


Le liste sono un ottimo strumento per gestire bene il proprio tempo a disposizione, a condizione che siano fatte nel modo giusto. Niente liste lunghe eterne che mettono ansia solo a guardarle, niente elenchi di voci solo per il gusto di spuntarle!
Una to-do list serve a mettere a fuoco le attività importanti da fare, aiutare a seguire il flusso di lavoro impostato e aumentare la produttività. 

Una to-list per essere efficace deve prima di tutto essere breve. Per crearla parti da un elenco di sole 3 attività.

Queste attività sono i tuoi compiti prioritari della giornata, quelli su cui devi porre la tua attenzione e impegnarti a portare a termine.



#3 organizza la tua giornata e crea dei flussi di lavoro


Ci sono delle attività che devi fare in modo ricorrente, che sia durante il giorno, la settimana o il mese. A distanza di un certo tempo ti trovi a dover fare le stesse attività, nel medesimo modo. 

Nella gestione del tempo un buon metodo per ottimizzare i processi di lavoro è creare un flusso di lavoro, il cosiddetto workflow

Il flusso di lavoro ti aiuta a non perdere tempo, essere più produttiva perchè conosci già i passi da fare e quindi non ti perderai dei pezzi per strada.

Il workflow non è altro che un elenco delle attività che devi svolgere ogni volta che ti trovi a dover assolvere un determinato lavoro. I passaggi che fai per realizzarlo sono i compiti ripetitivi che devi elencare nel tuo flusso e sui quali puoi eventualmente andare a fare dei ragionamenti su quali eliminare, delegare o modificare affinchè il flusso sia più efficiente possibile.



#4 usa l'agenda

Un consiglio che forse può essere banale, ma che tanto banale non è. Fino a qualche anno fa la mia memoria funzionava come un PC ma, dopo due gravidanze e il passaggio agli enta mi è stato impossibile tenere tutto nella stessa testa. Troppe cose, troppi impegni, scadenze ed eventi da ricordare. Usare un'agenda cartacea o digitale, o meglio ancora un sistema integrato e sincronizzato, in cui segnare ogni cosa permette di ricordarla e di gestire eventuali imprevisti o problemi e programmare le attività in modo consapevole perchè le cose sono scritte sulla carta e non dobbiamo tenerle in memoria. 


#5 ogni cosa al suo posto


Se c’è una grande perdita di tempo è nel cercare le cose quando sono fuori dal loro posto abituale.

In base al tuo livello di maniacalità nell’ordine c’è sempre margine di miglioramento nell’organizzare e ordinare oggetti e documenti in casa ed in ufficio.

Per risparmiare tempo tenere in ordine gli spazi e gli strumenti di lavoro aiuta non solo a ritrovare subito ciò che serve ma anche a vivere ambienti più liberi e leggeri facendoci sentire meglio.
Lo sapevi che il professionista medio perde almeno 30 minuti al giorno alla ricerca di qualcosa nel suo spazio di lavoro?


#6 utilizza la tecnologia a tuo favore


Se sei indisciplinata e una volta entrata nei social ti perdi a scrollare le mille e mila informazioni e ispirazioni, fatti aiutare dalla stessa tecnologia a interrompere questo comportamento malsano.


#7 definisci le priorità e seguile


Avere delle priorità significa sapere quello che devi effettivamente fare. Se lavori a vista ogni giorno e non sai bene dove stai andando è ovvio che il rischio di perdere tempo è dietro l'angolo. 
Stabilire delle priorità aumenta la propria produttività personale e ci aiuta a capire quali azioni sono davvero importanti da seguire per farci raggiungere i risultati sperati.
Non ci sono solo urgenze nelle nostre giornate. E' necessario capire quali sono le attività urgenti, quelle importanti e quelle meno importanti per dare un'ordine ai compiti da svolgere. 


#8 stabilisci degli orari precisi per le tue attività


Avere degli orari prestabiliti per svolgere alcuni compiti può essere molto positivo. Ad esempio la posta elettronica ci porta sempre a distrarci per controllare nuove mail a cui rispondere e ci distraiamo da ogni nuova notifica che arriva. Stabilire degli orari vuol dire dedicarsi ad una specifica attività in un lasso di tempo bene preciso. Questo porta a sprecarne di meno, sfruttare al meglio il tempo che abbiamo impostato per quell'attività e arrivare a fine giornata più soddisfatte per aver dedicato il giusto tempo a diversi task che avevamo da completare.
Anche definire gli orari di lavoro aiuta a rispettare i tempi e a farli rispettare soprattutto ai clienti che sanno quando possono trovarti disponibile. 


#9 utilizza la tecnica del batching per aumentare il focus


Quando hai poco tempo è necessario sfruttare bene quello che hai a disposizione e poter avere la massima concentrazione su quello che devi fare per ottenere i massimi risultati.
Una dei sistemi più efficaci per aumentare il focus è la tecnica del batching: stabilisci una giornata o alcune ora in cui sai di non essere disturbata e approfitta per scrivere contenuti, produrre, pianificare, progettare tutte le attività che puoi.


#10 usa la ruota della produttività per sfruttare i tuoi orari migliori


Abbia tutte dei cicli di produttività diversi  e il nostro lavoro viene influenzato dai nostri livelli di energia. Conoscere come utilizziamo il nostro tempo e quali sono i momenti in cui siamo più produttive  e in quali invece abbiamo un momento down, è fondamentale per sapere come stiamo usando il nostro tempo e per sfruttarlo al meglio.

Sei più attiva al mattino presto? O lavori meglio e più concentrata nel pomeriggio? Sapere in quali momenti rendiamo di più ci offre la possibilità di seguire l'andamento naturale dei nostri cicli personali, favorendo il flusso delle nostre energie ottenendo il massimo. 

La ruota della produttività è uno strumento che consente di identificare e analizzare a quali attività stiamo dedicato il tempo nella nostra giornata per capire se stiamo facendo davvero ciò che conta davvero per noi.

Ti consiglio di usare la ruota per almeno un mese per avere un quadro sull’andamento delle attività e attivare qualsiasi tipo di miglioramento nel tuo processo di una buona organizzazione e gestione del tempo.


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