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31 gennaio 2018

7 consigli per pianificare la tua giornata

7 consigli per pianificare la tua giornata

31 gennaio 2018


7 consigli per pianificare la tua giornata


Quante volte ti è capitato di dire o anche solo pensare "cosa diavolo ho fatto oggi?", "non ho mai abbastanza tempo per fare questa cosa!" o ancora "il tempo passa talmente in fretta che non riesco a concludere mai nulla".
Se hai risposto sì anche ad una sola di queste domande prosegui nella lettura, ti darò 7 consigli per pianificare la tua giornata in modo da gestire al meglio le tue attività ed arrivare a sera soddisfatta per ciò che hai fatto.

Il tempo è un bene prezioso: tutti abbiamo 24 ore al giorno, 168 ore alla settimana e 86.400 secondi al giorno. Forse pensi di avere un sacco di tempo o di non averne a sufficienza, ma quello di cui devi tenere sempre conto è dell'effettivo tempo che hai a disposizione. Il problema non è tanto la mancanza di tempo ma il corretto utilizzo che facciamo del nostro tempo.
Ecco 7 consigli per organizzare le tue giornate.

1. Scrivi il tuo piano d'azione ogni giorno

Letto così sembra molto difficile. In realtà prendersi del tempo, anche poco, ogni giorno prima di iniziare la giornata farà in modo di non perderne e ottimizzare al massimo quello a disposizione.
Usa lo strumento che ti piace di più, digitale o cartaceo, e stabilisci ogni giorno le attività giornaliere da fare. Non sceglierne troppe, da 3 a 5 sono il numero ideale, ma puoi allungare la lista tenendo ben presente che potrai spostare le cose non fatte ad un altro giorno.
Tieni il tuo piano sempre sotto mano in modo da controllare lo stato delle attività. E' importante scrivere ogni giorno la lista di cose da fare poichè non sai bene come andrà la giornata, puoi pianificare sì, ma devi tenere conto dei soliti imprevisti. Ogni giorno sarai quindi in grado di far fronte agli intoppi e modificare il tuo piano di azione senza grosse difficoltà. Se le tue giornate avessero 48 ore quasi sicuramente avresti altre mille cose da fare e il problema non sarebbe risolto.

2. Pianifica sempre alla stessa ora

Fare un qualsiasi gesto alla stessa ora crea un'abitudine (pensa solo ai bambini piccoli e alla routine della sera o al lavarsi i denti subito dopo i pasti). Acquisire un'abitudine è un po' difficile all'inizio ma se ne trovi beneficio poi entrerà a far parte della tua quotidianità. Alla sera o al mattino prenditi del tempo per compilare la tua lista di attività.
Io, per esempio, prima di addormentarmi faccio un riepilogo della mia giornata appena trascorsa, così, a memoria, e sulla base di quello poi pianifico le cose da fare per il giorno dopo. Spesso le scrivo, invece altre volte lo faccio a mente. La mattina faccio un piccolo ripasso delle cose da fare e me le appunto sul mio planning o sulla mia agenda. Diciamo che questo per me è anche un esercizio di memoria!
Non fissarti troppo sulle abitudini, queste possono cambiare in base a diversi fattori anche indipendenti da te, cerca di essere flessibile ai cambiamenti e agli imprevisti.

3. Definisci 3 attività specifiche da fare e stabilisci le priorità

Nel tuo calendario giornaliero scrivi 3 attività su cui lavorare: queste attività saranno quelle che ti permetteranno di raggiungere gli obiettivi mensili e annuali. Realizzando prima le attività più importanti, quelle che definirai prioritarie, sarai libera poi di lavorare su tutte quelle cose che hai lasciato da parte, smaltire i lavori in sospeso o dedicare un momento alla lettura o ad una passeggiata rigenerante. 
Il multitasking non va bene! Concentrati sulle attività che hai segnato e cerca di portarle a termine una alla volta per ottimizzare il tempo che hai a disposizione. Solamente dopo potrai essere libera di fare tutto il resto. Come si dice: prima il dovere poi il piacere! ^-^

4. Svolgi le attività rapide solo se ci impieghi meno di 5 minuti

So benissimo che ogni giorno ci sono quelle attività spicce che tu vuoi togliere subito di torno. Bene! Falle solo se pensi di impiagarci meno di 5 minuti, altrimenti posticipale o segnale in agenda per farle in un momento migliore. Questo farà in modo di non dover più riprendere in mano il compito più avanti e perdere ulteriore tempo.
Puoi anche pensare di delegare l'attività e farla fare a qualcun altro in grado di svolgerla. Se si tratta di un compito importante dovrai solo controllare che sia stata eseguita, altrimenti non te ne preoccupare più.

5. Tenere un'agenda separata per lavoro e famiglia

Avere due agende, una per gli impegni familiari e una per le attività legate al lavoro, può essere molto impegnativo oltre che di difficile gestione. Ognuna ha le sue buone ragioni per gestire separatamente gli impegni famiglia/lavoro ma considera che la tua giornata è una sola e le ore che hai a disposizione le suddividi già tra famiglia e lavoro. Se devi portare tuo figlio dal medico di sicuro segni in agenda "ore 10.30 appuntamento medico" calcolando una determinata durata dell'evento (mettiamo circa 1 ora). Indubbiamente devi togliere quell'ora di impegno famigliare dalla tua giornata di lavoro mettendo in conto eventuale tempo per il viaggio e il ritardo che può avere il medico (sappiamo che quasi mai sono puntuali!).
Il mio consiglio è quello di tenere un'agenda sola per tutti i tuoi impegni legati alla famiglia  e al lavoro. Un'ottima agenda per gestire entrambe le aree è questa.

6. Stabilisci un tempo per ogni attività

Per tutte le attività che hai elencato nel tuo piano giornaliero stabilisci il tempo stimato di massima per svolgere quel compito. Questo ti permetterà prima di tutto di verificare quanto tempo ogni attività occupa nella tua giornata, o meglio il tuo tempo a disposizione. Seconda cosa avrai definito una durata temporale per svolgere quella determinata azione in cui dovrai dare il massimo per rispettare la scadenza che ti sei data.

7. Gli strumenti utili per la pianificazione

Qui sotto ti riporto alcuni strumenti, digitali e non, che sono un valido aiuto o supporto alla tua pianificazione. Scegli tu quello più adatto a te!


  • un' app to-do che ti ricordi simpaticamente tutti i tuoi impegni
  • una to do list per aiutarti a gestire l'elenco infinito di cose da fare
  • il calendario di Google per avere tutto sincronizzato
  • un taccuino organizzare e condividere note e liste ovunque tu sia

Tu che strumenti usi per gestire le tue attività quotidiane? Riesci a rispettare i tuoi programmi o rimandi giorno dopo giorno le cose da fare?



15 gennaio 2018

Come pianificare e organizzare il tuo nuovo anno

Come pianificare e organizzare il tuo nuovo anno

15 gennaio 2018

come-pianificare-il-tuo-anno


Siamo finalmente entrati nel nuovo anno con un sacco di buoni propositi e una gran voglia di fare grandi cose. Per partire è importante avere gli strumenti giusti che ti serviranno per arrivare alla fine dell'anno e realizzare tutto ciò che desideri.
In realtà non servono tantissime cose, l'importante è che siano oggetti speciali e d'ispirazione per te, perchè sei tu l'artefice di ciò che realizzerai quest'anno!


Perchè è importante pianificare



Quando si parla di pianificazione c'è una gran confusione nell'associazione del termine e della sua messa in pratica tanto da portare ansia a chi pianifica e a chi non lo fa.
Pianificare significa regolare, organizzare, progettare secondo un piano ben preciso situazioni, avvenimenti ed eventi. Tutte le aziende che hanno una determinata struttura pianificano con largo anticipo le loro mosse; ma anche noi nel nostro piccolo, se ci pensi, pianifichiamo già molti mesi prima le nostre amate ferie. Si tratta quindi di trovare un metodo per organizzarsi in anticipo in funzione di ciò che dobbiamo realizzare, che sia il lancio di un prodotto o una vacanza alle Maldive.

Se siamo in grado di immaginare un evento allora siamo anche in grado di strutturare le azioni affinchè questo avvenga. La pianificazione nasce proprio con questo presupposto: pensare in modo strutturato in anticipo una serie di azioni cosicchè a far in modo che gli avvenimenti seguano un certo percorso che siamo noi a determinare.


Le domande da farsi per pianificare al meglio le attività


Prima di passare a selezionare gli strumenti pratici della tua pianificazione ci sono delle domande da porti.


Dove voglio andare?
Prima cosa devi chiarire il risultato che vuoi ottenere. All'inizio le idee sono molte e spesso confuse, bisogna fare ordine e stabilire le priorità. Ad esempio se voglio fare una vacanza di relax l'esigenza che devo soddisfare piuttosto chiara ma come la farò è ancora tutto da definire. 

Da dove parto?

Un'altra cosa molto importante è fare i conti con il percorso fatto finora, esso ti permette di valutare quali azioni mettere in atto nel futuro. Fai un'analisi obiettiva dell'anno passato, dove ti trovi e quali sono le risorse che hai a disposizione per procedere. Qual è il mio budget? Di quali vincoli devo tener conto? Quale risorse mi mancano che devo integrare? Ho bisogno di farmi aiutare da un esperto?

Quale strada devo seguire?

Ora puoi definire tutte le attività che ti permetteranno di raggiungere il tuo risultato finale. In questa fase è importante tenere presente che le variabili sono molte e la scelta della via da percorrere è tua, infatti puoi decidere di seguire la strada più veloce, o quella più economica, o ancora quella più lunga ma più sicura.  La cosa importante è scegliere la via che sei in grado di seguire, con i tuoi tempi e i tuoi modi per raggiungere i tuoi obiettivi. Puoi fare tutto da solo o scegliere di farti aiutare oppure delegare una parte delle attività.

Cosa potrebbe succedere durante il percorso?

Considera SEMPRE nella tua pianificazione una piccola parte dedicata agli imprevisti. Essi fanno parte delle nostre giornate e della nostra vita, e sono quelli che rompono la quotidianità e la routine delle nostre giornate. Nel tuo planning annuale tieni sempre in conto una percentuale di imprevisti che ti porterà via del tempo, cerca quindi di non riempirti l'agenda con tutto quello che ti viene in mente ma seleziona le cose più importanti lasciando dello spazio libero per quegli eventi che non puoi prevedere ora ma si verificheranno e non saranno per forza catastrofici (basta solo che si fermi l'auto di punto in bianco o tu debba cambiare il filtro della lavastoviglie).

Come faccio a sapere di essere sulla strada giusta?

Durante il percorso è importantissimo monitorare lo stato dei tuoi obiettivi per avere sempre sotto mano i risultati e correggere il tiro. Per raggiungere i risultati desiderati avrai pensato di fare determinate attività (fare un corso, scrivere dei testi, leggere dei libri, fare un percorso di coaching) che solo portandole a compimento ti permetteranno di arrivare ad ottenere i risultati prefissati. In caso contrario dovrai rivedere le attività e gli obiettivi e cercare di capire dove andare ad intervenire.


Gli strumenti con cui partire per pianificare il tuo anno


La parola dell'anno


E' già il terzo anno che scelgo la mia parola guida. Per questo 2018 sarà la parola AZIONE a farmi da guida, a tenere alta la mia motivazione e a far sì che metta in atto tutte quelle attività e idee che ho messo per iscritto.
Trovare la parola dell'anno è sempre emozionante e molto spesso è Lei che si presenta a te senza nemmeno che tu la cerchi. Chi l'ha sperimentato può dire di sicuro che funziona! Per approfondire l'argomento puoi leggere qui e farti seguire per 365 giorni di ispirazione.
Per festeggiare uno degli obiettivi che avevo l'anno scorso e ringraziare tutte le persone che lo hanno reso possibile ho realizzato una cornice floreale ispirata agli elementi naturali come foglie e fiori, tutta da colorare e decorare e in cui inserire al centro la parola dell'anno.
Se vuoi anche tu la cornice clicca qui , è gratis! Poi vieni su Instagram e condividi la tua parola.


L'agenda


Io credo che l'agenda perfetta non esista, ma esiste l'agenda che è perfetta per te e per un preciso momento della tua vita. Tutto cambia e si trasforma, sia nel BIZ che nella vita privata, perciò un'agenda dedicata al lavoro magari non sarà più così funzionale quando dovrai gestire anche dei figli e preferisci avere tutto in una così pure quando il tuo lavoro decolla e hai una gran mole di cose da fare non ti basterà più l'agendina da borsetta.
Io quest'anno ho preso questa  per la gestione di tutti gli appuntamenti e gli eventi importanti e sto lavorando con il mio Bullet Journal per la pianificazione più creativa delle mie attività partendo da un semplice Moleskine a pagine bianche.
Come vedi l'agenda è in funzione delle tue necessità. Se non sai proprio da dove iniziare nella scelta o hai qualche dubbio fai questo test per scoprire qual è la tua agenda.


Gli obiettivi


In questo momento è importante individuare e impostare gli obiettivi dell'anno: solo definendo bene la meta saprai esattamente quale strada prendere per arrivare a destinazione. Perciò non perdere altro tempo e metti nero su bianco quali sono gli obiettivi che intendi raggiungere quest'anno. Possono essere sia nell'ambito famigliare, nel tuo business o a livello personale. Non fissarne troppi però! Altrimenti rischierai di non raggiungerli tutti o addirittura nessuno. Inizia con sceglierne almeno 3, quelli che per te sono super importati, poi puoi aggiungerne altri più piccoli. La cosa importante è che siano scritti nel tuo planning o nella tua agenda e siano accompagnati da una data specifica entro i quali vuoi realizzarli, questo ti aiuterà  a stabilire i tempi in cui lavorarci. In questo post trovi 5 cose da fare per raggiungere i tuoi obiettivi.


L'intuizione


L'intuizione è una parte molto importante nella pianificazione e nel monitoraggio dell'andamento degli obiettivi. Circondati di tutto ciò che può aiutare, allenare, sviluppare la tua intuizione. Possono essere candele profumate, carte d'ispirazione, lo yoga, un libro, una consulenza di tarocchi, fare meditazione, scrivere le pagine del mattino.
Affinare l'intuito ti aiuta nelle scelte, ti segnala la via giusta da perseguire, ti fa scartare le idee non buone, ti illumina e ti fa ascoltare quello che veramente è dentro di te.

La cosa super importante è quella di non seguire le mode del momento o guardare quello che fanno gli altri. Trova sempre il metodo migliore per te a seconda delle tue necessità, prendi ispirazione da ciò che ti piace o dalle professioniste del settore ma mettici del tuo, farà la differenza nel raggiungimento dei tuoi obiettivi perchè, appunto, sono i tuoi. 


E tu, pianifichi sempre il tuo anno? Quali strumenti usi per affrontare l'anno nuovo? E soprattutto funzionano?